Doküman yönetimi; bir dokümanın hazırlanması, kontrol edilmesi, onaylanması, dağıtılması, revize edilmesi ve kullanım dışına alınmasının tanımlı bir düzen içinde yürütülmesidir. Amaç yalnızca dosyayı saklamak değil, çalışanların doğru zamanda doğru sürüme ulaşmasını sağlamaktır.
Bir üretim talimatı güncellendiğinde dosyayı ortak klasöre eklemek yeterli görünür. Oysa önceki sürüm bir bilgisayarda veya basılı klasörde kalmış olabilir. Yeni talimatı kullanacak kişiler değişiklikten haberdar olmayabilir. Bu nedenle doküman yönetimini dosya depolamadan daha geniş bir iş akışı olarak ele almak gerekir.
Önce sorumlulukları tanımlayın
Dokümanı hazırlayan, kontrol eden ve onaylayan kişileri belirleyin. Her doküman türü için aynı akışın uygun olduğunu varsaymayın. Bir politika ile ayrıntılı çalışma talimatı farklı inceleme ihtiyaçlarına sahip olabilir. Doküman adı, numarası ve ilişkili süreç de aramayı kolaylaştıracak biçimde tanımlanmalıdır.
IQMEMO’da dokümanlar taslak, çeviri veya kontrol, onay, efektif ve iptal aşamalarıyla yönetilir. Sorumlu, kontrol veya çeviri görevlisi ve onaycı kişiler tanımlanabilir. Böylece bir dokümanın henüz hazırlanmakta mı olduğu, onay mı beklediği veya yayında mı olduğu ayırt edilebilir.
Revizyonu yalnızca yeni dosya olarak düşünmeyin
Revizyon sırasında neyin değiştiğini ve hangi süreçlerin etkilendiğini belirleyin. Bir kabul kriterinin değiştirilmesi, ilişkili formun veya çalışan eğitimlerinin de gözden geçirilmesini gerektirebilir. Önceki sürümün durumu ve güncel sürümün dağıtımı aynı değerlendirmede ele alınmalıdır.
IQMEMO’da revizyon geçmişi ve işlem logu tutulur. İlgili dokümanlar, süreç, ürün, lokasyon ve standart maddesi bağlantıları kurulabilir. Kullanıcılar yeni doküman veya revizyon talebi oluşturabilir; talepler onay ya da ret yoluyla değerlendirilir.
Dağıtım ve okuma takibini ayırın
Dokümanın kullanıcıya dağıtılması ile kullanıcının okuduğunu bildirmesi farklı kayıtlardır. Özellikle bir uygulama değişikliğinde hangi grubun bilgilendirildiğini ve hangi kişilerin okuma görevini tamamladığını izlemek faydalıdır.
IQMEMO, kullanıcı ve gruplara doküman dağıtımını ve okuma görevini destekler. Kullanıcı “Okundu” işlemini yaptığında bu durum ilgili takipte görülür. Bu beyan, kişinin dokümanı doğru uygulayabildiğini tek başına kanıtlamaz. Uygulama becerisi gereken değişikliklerde eğitim veya değerlendirme de planlanmalıdır.
Basılı kopyalar ve dış dokümanları unutmayın
Sahada basılı talimat gerekiyorsa kopyanın kime verildiği ve eski sürümün geri toplandığı izlenmelidir. IQMEMO’da kontrollü kopya için alıcı, adet, dağıtım ve geri toplama kayıtları bulunur.
Dış kaynaklı dokümanlar için de takip sorumlusu gerekir. Müşteri dokümanı veya dışarıdan alınan bir referans dosyası değiştiğinde kurum içi uygulamanın etkilenip etkilenmediği değerlendirilmelidir. IQMEMO’nun dış doküman kayıtlarında takipçi, takip sıklığı, geçerlilik tarihi ve revizyon bilgileri yer alır.
Uygulama kontrol listesi
- Dokümanın sorumlusu ve onaycısı belli mi?
- Güncel sürüm kullanım noktasından bulunabiliyor mu?
- Eski basılı kopyaların durumu izleniyor mu?
- Dağıtım grubu ve okuma görevi tanımlı mı?
- Değişikliğin eğitim gerektirip gerektirmediği değerlendirildi mi?
Sık sorulan sorular
Okuma kaydı eğitim kaydı yerine geçer mi?
Tek başına geçmez. Okuma beyanı ve uygulama yetkinliği farklı amaçlara hizmet eder; ihtiyaç süreç bazında değerlendirilmelidir.
İptal edilen dokümanlar IQMEMO’da görülebilir mi?
Evet. İptal Dokümanlar bölümünden takip edilebilir; listede iptal tarihi de bulunur.
Doküman için eğitim talebi oluşturulabilir mi?
Evet. IQMEMO’da dokümanla bağlantılı eğitim talebi oluşturulabilir.
Bir prosedürün hazırlanmasından okuma takibine kadar uzanan akışı değerlendirmek için IQMEMO’yu inceleyin.
