İç denetim hazırlığı; denetimin kapsamını, değerlendirilecek süreçleri, denetçi görevlerini, görüşülecek kişileri ve incelenecek kayıtları önceden planlamaktır. Amaç yalnızca belgeleri hazır etmek değil, uygulama ile tanımlanan süreç arasındaki ilişkiyi değerlendirebilmektir.
Denetim öncesi farklı klasörlerden kayıt toplamak, hazırlığın yalnızca görünür kısmıdır. Daha temel soru şudur: hangi süreç hakkında hangi kanıtı inceleyeceğiz ve bir bulgu ortaya çıkarsa nasıl takip edeceğiz? Bu soru planı, uygulamayı ve sonraki faaliyetleri birbirine bağlar.
Kapsamı ve planı somutlaştırın
Denetlenecek süreçleri ve kullanılacak değerlendirme dayanaklarını tanımlayın. Görüşülecek kişiler, denetçi görevleri ve tarihler açık olsun. Planın iş akışına uygunluğu kadar değerlendirme için yeterli zaman ayrılması da önemlidir.
IQMEMO’da denetim planı; denetçi ve rolü, görüşülecek kişi, süreç, standart maddesi ve tarih bilgileriyle oluşturulabilir. Denetim Yönetimi içinde iç denetim, tedarikçi denetimi ve müşteri denetimi türleri bulunur.
Kontrol listesini sürece uygun hazırlayın
Kontrol listesi görüşmeye yön vermeli, değerlendirmeyi yalnızca işaretleme işlemine indirgememelidir. “Doküman var mı?” sorusunun yanında güncel sürümün kullanım noktasında nasıl bulunduğunu da inceleyin. “Eğitim verildi mi?” sorusunu ilgili kayıt ve uygulama örneğiyle destekleyin.
Bir süreç için hazırlanan listeyi başka bir sürece aynen taşımak, önemli farkları gözden kaçırabilir. IQMEMO’da denetim kontrol listelerinde dinamik formlar kullanılabilir. Soruların ve alanların anlamlı seçilmesi ise denetimi planlayan ekibin sorumluluğundadır.
Kanıt ile yorumu ayırın
Bulgu yazarken incelenen kayıt veya gözlemi açıkça belirtin. “Doküman yönetimi zayıf” yerine hangi talimatın hangi noktada eski sürümle kullanıldığını anlatın. Değerlendirme dayanağı ile gözlenen durum arasındaki farkı görünür kılın.
Örneğin bir çalışma noktasında eski talimat bulunması durumunda talimatın kimliği, incelenen yer ve güncel kayıtla karşılaştırma sonucu bulgunun anlaşılmasını sağlar. Bu örnek açıklama amacı taşır; gerçek bir müşteri denetiminin sonucu değildir.
Bulguyu sorumlu ve faaliyetle ilişkilendirin
Uygunsuzluğun kaydedilmesi, takip için ilk adımdır. Sonraki değerlendirme, sorumlu ve gerekli faaliyet belirlenmezse bulgu bir rapor satırı olarak kalabilir. Denetim raporu ile düzeltici faaliyetin farklı kayıtlar olması, bağlantının kopmasını gerektirmez.
IQMEMO’da denetim uygunsuzluklarından DÖF ve görev açılabilir. Böylece bulgu, yapılacak işle ve faaliyet sorumluluğuyla ilişkilendirilebilir. Sonuç raporu, takvim ve kontrol panosu da denetim takibini destekler.
Denetim sonrasını da planın parçası yapın
Hangi faaliyetlerin beklediğini ve hangi sonuçların değerlendirileceğini izleyin. Denetim görüşmesinin tamamlanması ile bulguların ele alınması aynı durum değildir. Faaliyet takibi için gerekli tarihler ve değerlendirme yöntemleri ayrıca belirlenmelidir.
Pratik bir kapanış toplantısında üç soruyu yanıtlayın: Bulgular anlaşıldı mı? Sorumlular belli mi? Sonraki değerlendirme için kayıt ve tarih düzeni kuruldu mu? Bu sorular, denetim sonrasındaki işin belirsiz kalmasını önler.
Sık sorulan sorular
Kontrol listesi tek başına yeterli midir?
Hayır. Kontrol listesi yön verir; kayıt, görüşme ve uygulama gözlemiyle desteklenmelidir.
IQMEMO yalnızca iç denetim için mi kullanılabilir?
Hayır. Denetim Yönetimiʼnde tedarikçi ve müşteri denetimi türleri de bulunur.
Denetim bulgusundan DÖF başlatılabilir mi?
Evet. IQMEMO’da denetim uygunsuzluğundan doğrudan DÖF ve görev açılabilir.
Denetim planından faaliyet takibine uzanan bağlantıları değerlendirmek için IQMEMO’yu inceleyin.
