Tedarikçi değerlendirme, bir tedarikçinin kurumun ihtiyaçlarını karşılama durumunu tanımlı kriterlerle incelemek ve kararını kayıt altına almaktır. Takibin yararlı olması için değerlendirilen ürün veya hizmet, tedarikçinin kritiklik durumu ve sonraki kontrol düzeni açık olmalıdır.
Bir ofis sarf malzemesi sağlayıcısı ile üretimde kullanılan kritik bir komponentin tedarikçisi aynı etkiye sahip değildir. Bu nedenle herkese aynı değerlendirme formunu aynı sıklıkla uygulamak, önemli farkları görünmez kılabilir. Önce tedarikçinin kurumun süreçleriyle ilişkisini anlamak gerekir.
Tedarikçinin hangi ihtiyacı karşıladığını belirleyin
Tedarikçi kartının yanında sağlanan ürün ve hizmeti tanımlayın. Aynı firmadan farklı nitelikte alımlar yapılıyor olabilir. Değerlendirme sırasında hangi teslimat veya hizmetin incelendiğinin belli olması, sonraki karşılaştırmayı daha anlamlı hale getirir.
IQMEMO’da tedarikçi kayıtlarıyla birlikte komponent veya yarı mamul, ham madde ve hizmet alt kayıtları tutulabilir. Komponent kayıtlarında marka, model ve barkod gibi bilgiler bulunur. Bu ayrıntılar, değerlendirmeyi somut bir tedarik kapsamına bağlamayı destekler.
Kritiklik ve statüyü birbirinden ayırın
Kritiklik, tedarikçinin faaliyetinin kurum için önemini ele alır. Statü ise tedarikçinin mevcut değerlendirme durumunu gösterir. Kritik bir tedarikçinin onaylı olması, takip ihtiyacının ortadan kalktığı anlamına gelmez.
IQMEMO’da tedarikçi durumu onaylı, aday veya pasif olarak kaydedilebilir. Kritiklik için kritik veya kritik değil ayrımı bulunur. Kurum, bu sınıfların karar dayanaklarını kendi tedarik yapısına göre tanımlamalıdır.
Kriterleri gözlenebilir verilerle ilişkilendirin
Teslimatın zamanında gerçekleşmesi, ürünün kabul durumu, belge tamlığı veya sorunlara dönüş süresi gibi kriterler seçilebilir. Bunlar örnek değerlendirme başlıklarıdır; her kurum için zorunlu veya aynı ağırlıkta değildir.
“İletişimi iyi” gibi genel bir ifade yerine incelenen dönemi ve ilgili kayıtları belirtin. Bir puanlama kullanılıyorsa puanın nasıl oluştuğu anlaşılmalıdır. Sonuca bakıldığında hangi ölçütün iyileştirilmesi gerektiği görülemiyorsa değerlendirme karar vermeyi yeterince desteklemeyebilir.
Değerlendirme ve denetim için ayrı periyot düşünün
Performans kayıtlarını gözden geçirmek ile tedarikçinin uygulamasını denetlemek farklı faaliyetlerdir. Bu iki faaliyetin aynı tarihte veya aynı sıklıkta yapılması zorunlu değildir. Kurumun risk değerlendirmesi ve yaşanan sorunlar takip düzenini etkileyebilir.
IQMEMO’da tedarikçi değerlendirme ve denetim periyotları ayrı tanımlanabilir. Periyodik değerlendirme form üzerinden yürütülür; tedarikçi denetimi Denetim Yönetimi ile bağlantılı ele alınır.
Sonucu sonraki karara dönüştürün
Değerlendirme sonrasında statünün korunması, daha yakın takip veya ek inceleme ihtiyacı gibi kararları gerekçelendirin. Aynı sorun tekrar ediyorsa yalnızca puanı güncellemek yerine nedenini ve gerekli faaliyetleri değerlendirin.
Örneğin belge eksikliği görülen bir teslimatta eksik belgenin tamamlanması mevcut sorunu ele alır. Tekrarlayan eksikliklerde tedarik koşulları veya sipariş iletişimi de incelenebilir. Bu senaryo yöntem açıklaması içindir; gerçek bir müşteri sonucu değildir.
Sık sorulan sorular
Onaylı tedarikçi tekrar değerlendirilir mi?
Kurumun tanımladığı takip düzenine göre değerlendirilmelidir. Onay durumu, gelecekteki performansın aynı kalacağını garanti etmez.
Her tedarikçi için aynı kriterler kullanılmalı mı?
Kriterler sağlanan ürün veya hizmet ve kritiklik dikkate alınarak seçilmelidir.
IQMEMO’da tedarikçi denetimi takip edilebilir mi?
Evet. Tedarikçi denetimleri Denetim Yönetimi ile bağlantılı yürütülebilir.
Tedarikçi kartı, değerlendirme ve denetim bağını görmek için IQMEMO’yu inceleyin.
