Düzeltici ve önleyici faaliyet (DÖF) yönetimi, bir uygunsuzluğun nedenini değerlendirme, gerekli faaliyetleri planlama, uygulama ve sonucu izleme sürecidir. Sağlıklı bir takipte anlık düzeltme, nedenin ele alınması ve faaliyetin etkisinin değerlendirilmesi birbirine karıştırılmaz.
Örnek bir durum düşünün: bir kontrol formunda ölçüm sonucu eksiktir. Eksik bilgiyi tamamlamak mevcut kayıt için bir düzeltmedir. Ancak neden eksik kaldığı anlaşılmadan yapılan işlem, aynı sorunun sonraki kayıtta tekrarlanmasını engellemeyebilir. DÖF çalışması bu ikinci soruya da yanıt arar.
1. Sorunu gözlenebilir biçimde tanımlayın
“Personel dikkatsiz” ifadesi bir sorunu ölçülebilir biçimde anlatmaz. Hangi kayıt, hangi süreç ve hangi tarihte etkilenmiştir? Beklenen durumla gerçekleşen durum arasındaki fark nedir? Kanıtı ve kapsamı belirleyin.
Örneğin “Son kontrolde incelenen üç formun ölçüm alanı boştu” ifadesi, incelemenin hangi kayıtlar üzerinden ilerleyeceğini gösterir. Bu senaryo açıklama amacıyla oluşturulmuştur; gerçek bir IQMEMO müşteri sonucu değildir.
2. Kök nedeni varsayımla kapatmayın
Form tasarımı, talimatın açıklığı, ekipman erişimi ve işin hangi noktada kontrol edildiği gibi olası nedenleri inceleyin. İlk akla gelen nedenin doğru olduğunu kabul etmek yerine, kayıt ve gözlemle destekleyin.
Neden değerlendirmesinin sonunda faaliyetle bağlantı kurabilmelisiniz. Sorun belirsiz bir form alanından kaynaklanıyorsa yalnızca genel bir hatırlatma yapmak yeterli olmayabilir. Formun ve ilgili talimatın gözden geçirilmesi de değerlendirilmelidir.
3. Faaliyet planını uygulanabilir hale getirin
Her faaliyet için sorumlu, hedef tarih ve tamamlanma kanıtını belirleyin. “Çalışanlar bilgilendirilecek” yerine hangi grubun, hangi içerikle ve nasıl değerlendirileceğini yazın. Planın onaylanması, uygulamaya geçmeden önce kapsamın ve sorumluluğun anlaşılmasını sağlar.
IQMEMO’da DÖF akışı planlama, plan onayı, faaliyet, sonuç ve etkinlik takibi aşamalarından oluşur. Planlamada kök neden, düzeltme, düzeltici ve önleyici faaliyet ile planlanan kapatma tarihi kaydedilebilir.
4. Sonuç kaydında yapılan işi gösterin
Tamamlanma tarihini yazmakla yetinmeyin. Yeni formun revizyonu, gerçekleştirilen eğitimin kaydı veya uygulanan kontrolün çıktısı gibi kanıtları ilişkilendirin. Planlanan iş ile gerçekleşen iş arasında fark varsa açıklayın.
IQMEMO’da DÖF, bir geri bildirim kaydından veya denetim uygunsuzluğundan açılabilir. İlgili süreç, ürün, lokasyon ve standart maddesi bağlantıları, faaliyetin hangi bağlamda yürütüldüğünü izlemeye yardımcı olur.
5. Etkinliği ayrı bir kararla değerlendirin
Faaliyetin tamamlanması, seçilen çözümün işe yaradığını otomatik olarak göstermez. Değerlendirme tarihini ve yöntemini baştan belirleyin. Örnek senaryoda sonraki dönemdeki formlar, eksik ölçüm alanı açısından yeniden incelenebilir. Kullanılacak kapsamı sürecin riski ve iş hacmine göre kurum belirlemelidir.
IQMEMO’da etkinlik takibi için planlanan değerlendirme tarihi, metot ve etkinlik durumu kaydedilir. Değerlendirme ertelenirse açıklama da tutulabilir. Böylece sonuç ve etkinlik iki ayrı takip konusu olarak ele alınır.
Sık sorulan sorular
Her geri bildirim için DÖF açılması gerekir mi?
Geribildirimin niteliği değerlendirilmelidir. IQMEMO’da geri bildirim sonucunda DÖF gerekip gerekmediğine ilişkin karar verilebilir.
Düzeltme ile düzeltici faaliyet arasındaki pratik fark nedir?
Düzeltme mevcut sorunu ele alır. Düzeltici faaliyet, sorunun nedenine yönelik çalışmayla tekrarını önlemeyi amaçlar.
Etkinlik değerlendirmesi ne zaman yapılmalı?
Faaliyetin etkisini gözlemlemeye uygun bir zamanda yapılmalıdır. Tek bir sabit süre yerine süreç, faaliyet ve gözlenebilir sonuç dikkate alınmalıdır.
Uygunsuzluktan etkinlik değerlendirmesine kadar DÖF akışını görmek için IQMEMO’yu inceleyin.
