Kalibrasyon takibi, cihazın kalibrasyon kayıtlarını, planlanan işlem tarihlerini ve sonuç değerlendirmesini düzenli biçimde izlemektir. Kullanışlı bir takip sistemi; cihazı tanımlar, ilgili belgeleri saklar, yaklaşan işlemleri görünür kılar ve sonuç için sorumluluk belirler.
Bir cihazın dosyasında sertifika bulunması, sonraki kontrolün planlandığı veya sonucun kullanım amacı açısından değerlendirildiği anlamına gelmez. Bu nedenle takipte belge, tarih ve kararın birlikte ele alınması gerekir.
Cihaz kimliğini netleştirin
Önce kayıt ile fiziksel cihaz arasındaki eşleşmeyi güvenilir hale getirin. Aynı tipte birden fazla ekipman varsa karışıklığı önleyecek bir kimlik düzeni kullanın. Cihazın nerede bulunduğu, kimlerin kullandığı ve aktif kullanım durumu da takipte dikkate alınmalıdır.
IQMEMO’nun cihaz yönetiminde cihaz kullanıcıları, ortak cihaz bilgisi, zimmet bitiş tarihi ve pasif nedeni gibi alanlar bulunur. Bu bilgiler, yalnızca teknik işlem tarihlerini değil cihazın kurum içindeki kullanım bağlamını da takip etmeye yardımcı olur.
Farklı işlem türleri için ayrı plan yapın
Kalibrasyon, ara doğrulama ve bakım aynı iş değildir. Birinin yapılmış olması diğerinin gereksinimini kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Hangi cihaz için hangi işlemin gerektiği, kullanılan yöntem ve kurumun belirlediği takip düzeniyle değerlendirilmelidir.
IQMEMO’da kalibrasyon, ara doğrulama, bakım, muayene ve deney, arıza ve zimmet işlem tipleri bulunur. İşlem türlerine ayrı periyotlar tanımlanabilir. Yazılımda bir periyot girilmesi, bu periyodun teknik açıdan uygun olduğunu tek başına göstermez; seçimin dayanağı kurum tarafından belirlenmelidir.
Sertifika ile kabul kararını ilişkilendirin
Bir kalibrasyon belgesini saklarken hangi cihaza ve işleme ait olduğunu açık tutun. Kullanım amacına ilişkin kabul kriterinin kaynağı ve sonuç değerlendirmesi de kayıtta bulunmalıdır. Böylece sonraki incelemede yalnızca belgeye değil, verilen karara da ulaşılabilir.
IQMEMO işlem kayıtlarında sertifika numarası, ölçme aralığı, kabul kriteri, kriterin kaynağı ve firma bilgileri yer alır. Sonuç uygun, uygun değil veya onay bekliyor şeklinde takip edilebilir. Bu yapı, belge saklama ile değerlendirme sürecini aynı cihaz bağlamında ele almaya olanak verir.
Hatırlatmayı sorumlulukla tamamlayın
Yaklaşan tarihi görmek başlangıçtır. İşlemi kimin organize edeceğini, cihazın işlem sırasında nasıl yönetileceğini ve sonucun kim tarafından değerlendirileceğini de belirleyin. Sonuç bekleniyorsa bu durumun görünür kalması gerekir.
IQMEMO’da cihaz kontrol panosunda süresi dolacak ve onay bekleyen kayıtlar izlenebilir. Cihaz kontrol tarihlerine ilişkin e-posta hatırlatmaları ve ayarlanabilir takip sıklıkları bulunur. Bildirim düzeni, kurumun iş akışına uygun şekilde yapılandırılmalıdır.
Takipte kullanılabilecek beş soru
- Fiziksel cihaz ile kayıt doğru eşleşiyor mu?
- Gerekli işlem tipleri ayrı ayrı planlandı mı?
- Kabul kriterinin dayanağı kayıtlı mı?
- Belge ve sonuç değerlendirmesi aynı cihazla ilişkili mi?
- Yaklaşan işlem ve bekleyen onay için sorumlu belli mi?
Sık sorulan sorular
Bakım yapıldığında kalibrasyon kaydı tamamlanmış sayılır mı?
Hayır. Bakım ve kalibrasyon farklı işlemlerdir; gerekli takip cihazın kullanımına göre ayrı değerlendirilmelidir.
Yazılım kalibrasyon periyodunu kurum adına belirler mi?
Takip yazılımı tanımlanan periyodu yönetir. Uygun periyodun seçimi teknik değerlendirme gerektirir.
IQMEMO’da onay bekleyen cihaz kayıtları görülebilir mi?
Evet. Cihaz kontrol panosunda onay bekleyen kayıtlar izlenebilir.
Cihaz ve işlem kayıtlarını aynı takip düzeninde değerlendirmek için IQMEMO’yu inceleyin.
